編號(hào)及代碼是為了管理方便所必須進(jìn)行的科學(xué)管理方法。在物流管理上、倉儲(chǔ)管理上，這一工作是很通常和普遍的做法。但備件管理由于有其別于其他物資的特點(diǎn)及屬性，簡(jiǎn)單的用管理一般的物資的辦法來管理備件，來對(duì)備件進(jìn)行編號(hào)及代碼是困難的。備件也區(qū)別于產(chǎn)品組裝的零組件配套件的管理，零組件配套件的管理雖也是每一個(gè)零件屬于那個(gè)組件。但它們是成套配套的，有規(guī)律、有期限、成組的。而備件是不成套、不成組的，且每個(gè)備件儲(chǔ)備量與時(shí)間均不相同。因之，備件管理是不能完全套用物資管理的方法，這是主要的原因，這也是為什么備件管理要有其一套獨(dú)特的管理方法和編號(hào)代碼的原因。
傳統(tǒng)的備件編號(hào)
傳統(tǒng)的備件管理主要是人工操作系統(tǒng)，通常來說就是通過倉庫的備件帳目進(jìn)行管理，因此其編號(hào)及代碼系統(tǒng)也比較簡(jiǎn)單，但仍有其明確的規(guī)律。
傳統(tǒng)的備件編號(hào)可以分成三個(gè)部分：
1、屬于生產(chǎn)廠商生產(chǎn)的專用零部件（不管它現(xiàn)在是由誰來供應(yīng)），這一類是備件中的主要部分，以后簡(jiǎn)稱為工礦配件。
2、通用的機(jī)電產(chǎn)品（如軸承、電機(jī)等）。
3、其它（包括半成品、毛坯件等）。
屬于工礦配件類的備件的編號(hào)是備件管理的主要特點(diǎn)，在傳統(tǒng)的管理方式下主要采用了：按設(shè)備，分部件（或稱為總成、分總成），以生產(chǎn)廠編號(hào)為主的方法。
具體敘述如下：
按設(shè)備的意思是按不同的型號(hào)規(guī)格的設(shè)備列項(xiàng)，如舉一簡(jiǎn)單的例子，首先是設(shè)備分類，如機(jī)床類，再細(xì)分為車床類，單臺(tái)設(shè)備為中型普通車床型號(hào)為C6140，這列為一項(xiàng)。這樣分下來的原因是人工管理的帳目上容易查找，也符合事務(wù)的規(guī)律。在編號(hào)上編到設(shè)備名稱后并沒有完，因?yàn)橛幸恍┩ㄓ迷O(shè)備是有幾個(gè)生產(chǎn)廠同時(shí)生產(chǎn)的，而同一生產(chǎn)廠生產(chǎn)的同一型號(hào)的設(shè)備的同一備件亦因有時(shí)存在設(shè)計(jì)變動(dòng)而有所不同，因此，在這種情況下要在這一設(shè)備名稱下再注明生產(chǎn)廠或時(shí)間。這也可在備件上進(jìn)行標(biāo)注。這是一項(xiàng)很細(xì)致的工作，往往差錯(cuò)出在這里。這樣，我們?cè)谶@一設(shè)備名稱下就要包括有關(guān)這個(gè)型號(hào)設(shè)備的需要的全部備件了（此處指工礦配件類）。
分部件的意思是在按設(shè)備的基礎(chǔ)上把備件再按其所歸屬的部件來管理，此處的部件在有些行業(yè)的設(shè)備上稱為總成或分總成，名詞雖不同但含義是一樣的。由于一種設(shè)備是由一些部件組成的，在部件中又含有一定數(shù)量的零件，如果這些零件在正常的維修時(shí)需要更換，并且需要儲(chǔ)備，這就是備件。所以在這里我們用分部件的方法來明確備件的歸屬。
即從一種設(shè)備上劃分為若干部件，部件中又包括若干零件，零件中需更換且需儲(chǔ)備的為備件。這樣三個(gè)層次的劃分是指一般的不很復(fù)雜的設(shè)備而言，這樣的劃分已經(jīng)足夠了。但對(duì)一些大型的或復(fù)雜的設(shè)備來說還是不夠的，如我們看到的船舶設(shè)備管理系統(tǒng)，他的備件管理還要多一個(gè)層次。這是由于復(fù)雜或大型設(shè)備是由很多部分組成的，這些部分有的本身就是一臺(tái)設(shè)備或一套系統(tǒng)，在它下面才能分出部件來。總之，在這個(gè)問題上，我們要根據(jù)具體情況來確定層次。
按生產(chǎn)廠編號(hào)的意思是首先需考慮使用生產(chǎn)廠編號(hào)。這是因?yàn)樯a(chǎn)廠編號(hào)是我們訂貨及按設(shè)備的圖紙查找的唯一的根據(jù)。我們向外訂貨時(shí)，不管是向原生產(chǎn)廠或是其它加工單位都必須提出原生產(chǎn)廠的編號(hào)，才能訂到你所需要的備件。我們?cè)诰S修檢查中發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在問題需要更換零件時(shí)，也是根據(jù)圖紙去找零件，而圖紙上標(biāo)明的都是生產(chǎn)廠的編號(hào)。因?yàn)檫@兩種原因在傳統(tǒng)的人工管理系統(tǒng)中都是使用生產(chǎn)廠編號(hào)，而在人工管理的條件下只使用這一種編號(hào)對(duì)管理來說，并沒有太多的困難。因?yàn)槿斯す芾聿⒉恍枰ㄟ^編號(hào)來生成一定的信息，所以這樣做在傳統(tǒng)管理是方便的。雖也有不少人提出和使用了企業(yè)自己的編碼系統(tǒng)，但在人工管理的條件下作用不大，并且還帶來一些問題。因而從人工管理轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理時(shí)就必須要對(duì)傳統(tǒng)管理的標(biāo)號(hào)方法做好改變，才能適應(yīng)新的情況。
對(duì)通用的機(jī)電產(chǎn)品類備件的管理與上述的工礦配件的管理有很大的不同。由于這些機(jī)電產(chǎn)品是通用的，雖然它是使用在某些臺(tái)設(shè)備的某些部位的，但由于它的用途廣泛，使用量也大，這就決定了它的管理方法。有的少數(shù)零件是一些專用的或是特殊訂貨的，這些是非常少量的，應(yīng)該加以注明，使其與一般的通用的零件有所區(qū)別。（此外如特殊的專用軸承等）。
在這種情況下，這些備件的編號(hào)方法就一般的物資管理或倉儲(chǔ)管理基本上相同。不同點(diǎn)在于，目錄中只有維修所需要的那些名稱和型號(hào)，而不是包羅萬象什么都有。因此，我們?cè)诎才胚@類備件的目錄和編碼時(shí)與上面所敘述的工礦配件類有很大的不同，即在工礦配件中我們是以設(shè)備為基礎(chǔ)來編碼，而在這些通用機(jī)電產(chǎn)品中是以產(chǎn)品的品種來編碼。也就是說，在這里我們看到的不是那臺(tái)設(shè)備下面有那些備件，而是在匯總了各種設(shè)備所需的這類備件的基礎(chǔ)上，按備件名稱和型號(hào)、規(guī)格、級(jí)別等來分類。
對(duì)一些大型、關(guān)鍵和特殊的這類備件應(yīng)注明生產(chǎn)廠及所用的設(shè)備，以便重點(diǎn)管理。這是在傳統(tǒng)的人工管理系統(tǒng)所必須的。以確保關(guān)鍵的備件的及時(shí)儲(chǔ)備。從上面所述的情況看來，這兩類備件的管理是有區(qū)別的。因之，在傳統(tǒng)的管理上，賬目也是獨(dú)立的。當(dāng)然有的企業(yè)把一些專用的機(jī)電產(chǎn)品放在工礦配件類一起來關(guān)管，這也是可以的，也許更好一些。這取決于企業(yè)的物資管理的分工，管理習(xí)慣等因素。因?yàn)樵诖颂幬覀儧]有涉及設(shè)備管理及備件管理的職能、機(jī)構(gòu)及分工等問題，所以也不在這一問題上展開了。有關(guān)這方面的問題應(yīng)該通過對(duì)企業(yè)的考察、調(diào)研的基礎(chǔ)上通過咨詢的方式提出建議。我也將在今后的章節(jié)中加以評(píng)述。
對(duì)這一類備件的編號(hào)在傳統(tǒng)的管理中是這樣安排的：
大類，如軸承、電機(jī)等；下面為名稱，如單列滾珠軸承等，再下列為型號(hào)?？稍诟阶⒒蛘f明中注明生產(chǎn)廠。只有每一大類的序號(hào)，一般沒有另外的編號(hào)。這時(shí)因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的備件管理中是以手工方式進(jìn)行的，這種形式的帳目已經(jīng)比較方便于查找，因此也一般的不再設(shè)置企業(yè)自己的編號(hào)。如果已經(jīng)使用了計(jì)算機(jī)，但仍使用傳統(tǒng)的管理方法時(shí)，也就是說已經(jīng)把傳統(tǒng)管理計(jì)算機(jī)化的情況下，這是需要有本廠的編碼的，以便及時(shí)在計(jì)算機(jī)中查找有關(guān)信息進(jìn)行管理。有關(guān)利用計(jì)算機(jī)的編碼問題將在以后的章節(jié)中講到。
對(duì)于其它的備件這一類是很復(fù)雜的，包括了上述兩類所未包括的備件管理中要管的內(nèi)容。各個(gè)企業(yè)又由于多年來的管理習(xí)慣和模式，也形成自己的一些特點(diǎn)。我在此，只能就共性的一些問題講述，對(duì)一些個(gè)性的問題留待企業(yè)自己去考慮，或可以另行探討。這一類備件一般的說主要包括了：毛坯件、半成品、部件（分總成）、收回的可修復(fù)的磨損的零件及其它。在傳統(tǒng)的人工系統(tǒng)中這部分除部件（分總成）是按設(shè)備的型號(hào)編號(hào)外，其余的均根據(jù)具體情況加以安排。一般的均列在備件帳目的最后部分，以便查找。對(duì)于可修復(fù)的磨損零件及修復(fù)后的可使用的零件均單獨(dú)列帳。不與新的備件相混，這是使用上和財(cái)務(wù)上的雙重需要。由于這些備件比較復(fù)雜，數(shù)量也較少，因經(jīng)，在這里就不作更多的敘述了。
編輯：裝備保障管理網(wǎng)
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