德國人是如何做備件管理的？值得我們認(rèn)真學(xué)習(xí)。
（“德國人這種嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拿褡逍愿衽c自然條件有關(guān)。”柏林洪堡大學(xué)社會(huì)學(xué)家馬塞爾·哈森對《生命時(shí)報(bào)》記者表示，日耳曼人發(fā)源于德國中部地區(qū)。這里緯度較高，光熱不足，多的是森林平原。他們經(jīng)常要抵抗寒冷和饑餓，于是形成了嚴(yán)肅、保守、自省、謹(jǐn)慎的性格特點(diǎn)。）
本文所指的備件是指我們通常所說的備件和材料，在德國均放在一起管理。備件經(jīng)濟(jì)性管理的目標(biāo)是，在滿足設(shè)備維修的同時(shí)，也能夠遵循費(fèi)用目標(biāo)。其重點(diǎn)為備件消耗量、儲備量、質(zhì)量和存儲費(fèi)用。
一、備件儲備程度
此處需引入備件儲備程度的概念。所謂備件儲備程度，是指可立刻滿足設(shè)備維修需要的備件種類占所有需求備件種類(在可預(yù)見的一段時(shí)間內(nèi))的百分比。要想使備件儲備程度達(dá)到100％，不僅是不可能的，而且是極不經(jīng)濟(jì)的。備件儲備程度超過80％以后，費(fèi)用的增長與儲備程度的增長幾乎是幾何級數(shù)的關(guān)系。
合理的備件儲備程度是80％-85％，但也不能保證重要備件的供應(yīng)以及可持續(xù)的費(fèi)用降低，尚需采取一系列措施，方可保證在降低備件費(fèi)用的同時(shí)滿足設(shè)備維修需要。
二、降低費(fèi)用的傳統(tǒng)方式
中國企業(yè)的今天，很大程度上是德國企業(yè)的昨天，特別是國有大中型企業(yè)。在降低備件費(fèi)用的方式上，我們正沿襲著德國企業(yè)走過并已逐漸拋棄的道路。下面是德國企業(yè)降低備件費(fèi)用的傳統(tǒng)方式。
1．僅僅控制總庫的庫存量。很多類似小金庫的所謂“黑色倉庫” 的庫存量未被統(tǒng)計(jì)，比如車問甚至班組的倉庫。
2．從采購部門的視角出發(fā)一次性出庫，大量備件流入了不可控制的“黑色倉庫”。帳面上的備件資金周轉(zhuǎn)期很短，事實(shí)上截然相反。
3．減少訂購數(shù)量，從而導(dǎo)致一線維修部門囤積不必要的備件。在特定的短時(shí)期內(nèi)可以降低備件采購費(fèi)用，但缺乏均衡、穩(wěn)定性，從長期看是無效甚至有害的。
4．使用已有但并不合適的建筑物作庫房，如舊廠房或辦公樓。雖降低了建筑費(fèi)用，但增加了人員及管理費(fèi)用。
5．使用低素質(zhì)人員，比如由于工會(huì)的原因而不能解雇的工人。雖然工資低，但不能兼任其它工作，不能使用現(xiàn)代化的辦公工具。
三、新思維
在考慮備件儲存時(shí)，應(yīng)經(jīng)常、連貫地思考以下問題。
1．每小時(shí)停機(jī)時(shí)間究竟會(huì)帶來多大損失。
2．備件供應(yīng)不上時(shí)，在多大范圍內(nèi)造成檢修工人的停工待料。
3．備件緊急采購的附加費(fèi)用究竟有多高。
但在實(shí)際中，這些問題很少被考慮。備件經(jīng)濟(jì)性管理不僅涉及到備件采購本身，而且還涉及到生產(chǎn)設(shè)備的維修及改造。
事實(shí)上，除了承擔(dān)壓力的決策者外，幾乎每個(gè)人都希望備件儲備量保持在較高水平。在費(fèi)用高、儲備量大的情況下，組織結(jié)構(gòu)、工作程序、溝通協(xié)調(diào)以及工作效率等方面的問題被掩蓋，人們可以悠閑自在地工作。
四、降低備件費(fèi)用的方法
1．降低備件儲備量
重要的是以實(shí)際需求為準(zhǔn)繩。方式應(yīng)該是自下而上，而不是自上而下。
(1)挑出不再使用的備件并最終報(bào)廢。德國企業(yè)同國內(nèi)企業(yè)一樣，也有數(shù)年甚至l0數(shù)年躺在倉庫中不用的備件。相對于大量的人力、物力消耗，很多人更不愿意承擔(dān)“資產(chǎn)流失”的責(zé)任。
(2)查明設(shè)備與備件的關(guān)系，哪些備件可用在哪些設(shè)備上。這樣可將不同設(shè)備中的相同備件統(tǒng)籌規(guī)劃，從而降低備件儲備量。
(3)統(tǒng)計(jì)出庫和采購供應(yīng)周期，以優(yōu)化備件儲備量。
(4)選擇重要設(shè)備備件儲存，如瓶頸設(shè)備及高負(fù)荷設(shè)備，可以根據(jù)設(shè)備的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)等因素確定。
(5)確定每一種備件的最低、最高儲備量。伏特公司科隆電機(jī)廠依據(jù)備件的供貨時(shí)問、材質(zhì)以及備件所對應(yīng)的設(shè)備數(shù)量等因素來確定。
(6)優(yōu)化訂購數(shù)量。在德國，隨著訂購數(shù)量的增加，信譽(yù)程度的提高，價(jià)格折扣也加大；但訂購數(shù)量的增加也意味著資金占用的增加以及管理費(fèi)用的提高，因此需在二者之間尋求最佳平衡區(qū)。
(7)建立企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)， 以降低備件種類。2001年銷售額200億歐元的德庫薩公司，是德國化工企業(yè)中的第三大康采恩，年消耗液壓潤滑油品約1500t。自1984年建立了油品選擇的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)后， 在設(shè)備規(guī)模擴(kuò)大三倍的情況下，油品消耗還略有下降，在用油品由500余種降至70種。
(8)定期檢查上述措施的執(zhí)行情況。
2．降低倉儲管理費(fèi)用
(1)將需持續(xù)消耗的、價(jià)值較低的備件轉(zhuǎn)移至維修車間的倉庫。這不僅可避免分散總庫管理人員的精力、減少管理人員的數(shù)量，而且可避免維修人員的等待。
(2)培訓(xùn)倉儲管理人員。高素質(zhì)的管理人員不僅可提高工作效率，而且可提出有價(jià)值的合理化建議。2000年，一名伏特公司科隆電機(jī)廠的庫工，獲得合理化建議獎(jiǎng)勵(lì)50萬馬克，而創(chuàng)造的價(jià)值是250萬馬克。
(3)將“黑色倉庫” 的備件集中管理。這樣可能導(dǎo)致人員及管理費(fèi)用的增加，但作為補(bǔ)償?shù)氖牵蓽p輕同樣需要付出勞動(dòng)的“黑色倉庫”管理人員的負(fù)擔(dān)，并能準(zhǔn)確控制備件儲備量。
(4)使用現(xiàn)代化倉庫。不僅可減少出入庫的時(shí)間，而且還可降低維護(hù)人員和倉庫管理人員的數(shù)量。德國約有2000座現(xiàn)代化的高架倉庫。德庫薩公司W(wǎng)esseling工廠的高架倉庫，儲存有價(jià)值1900萬馬克的2．2萬種備件材料，而面積僅有1600m，人員僅有l(wèi)5人，而且還有三人負(fù)責(zé)為現(xiàn)場提供供貨服務(wù)，三人負(fù)責(zé)貨物的質(zhì)量驗(yàn)收。
(5)建立備件管理信息系統(tǒng)。在德國，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用在設(shè)備管理中，大多數(shù)企業(yè)的管理軟件是德國SAP生產(chǎn)的R2或R3設(shè)備管理信息系統(tǒng)，備件管理是其重要的組成部分。應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理備件，可以高效地歸納分析備件更換的頻率、采購到位的時(shí)間等，從而更好地控制備件的最低、最高儲備量，進(jìn)而減少備件占用的儲備資金。
五、幾點(diǎn)建議
對于多數(shù)國內(nèi)企業(yè)，由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的底蘊(yùn)不同，對德國的有些經(jīng)驗(yàn)是暫時(shí)學(xué)不來的，如投資巨大的現(xiàn)代化倉庫及管理信息系統(tǒng)，但以下幾點(diǎn)可以借鑒。
1．通用性強(qiáng)、價(jià)值稍高的備件、材料在一個(gè)中心庫統(tǒng)一保管。如減速機(jī)、電機(jī)、風(fēng)機(jī)、泵等，這樣可縮短實(shí)際的資金周轉(zhuǎn)周期。當(dāng)然這要求中心庫有很高的管理水平和便捷的交通工具。
2．建立備件材料的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。德國一些大的康采恩，如大眾、奔馳、德庫薩等都有自己的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。幾年前，國內(nèi)某公司的一個(gè)生產(chǎn)廠，曾存在幾臺天車型號相同而大車減速機(jī)速比各不相同的現(xiàn)象，不僅增加了備件儲存，而且增加了維修的負(fù)擔(dān)。
3．定期統(tǒng)計(jì)主要備件、材料的消耗周期及采購周期。由此可合理界定備件、材料的儲存量，并將那些長期不用的備件排除在備件供應(yīng)之外。最低、最高儲備量的確定則可分別保證備件供應(yīng)的安全性、經(jīng)濟(jì)性。
4．批量采購，網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)，質(zhì)量跟蹤。伏特公司科隆電機(jī)廠的電器元件采購，在年初即選定了通用和西門子兩家供貨商，年底根據(jù)用量結(jié)算。德庫薩公司的重要備件都有一個(gè)類似于身份證號碼的“歷史編號”，可有效地跟蹤使用壽命。網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)則可最大限度地減少暗箱操作。
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