設(shè)備資產(chǎn)內(nèi)部控制制度
1．職務(wù)分離制度
大多數(shù)剛接觸內(nèi)部控制這一概念的人常常將內(nèi)部控制與內(nèi)部牽制的概念混淆。這是因為內(nèi)部控制自始至終貫穿著內(nèi)部牽制的兩個思想：
(1)兩個或兩個以上的人或部門無意識地犯同樣錯誤的機(jī)會是很小的； ，
(2)兩個或兩個以上的人或部門有意識地合伙舞弊的可能性大大低于單獨(dú)一個人或部門舞弊的可能性。
有關(guān)設(shè)備資產(chǎn)的主要業(yè)務(wù)如下：
(1)確定企業(yè)未來生產(chǎn)經(jīng)營能力及職務(wù)需要的規(guī)劃；
(2)編制成本預(yù)算，
(3)購置設(shè)備資產(chǎn)；
(4)驗收設(shè)備資產(chǎn)；
(5)保養(yǎng)和維修設(shè)備資產(chǎn)，
(6)資產(chǎn)計價與折舊的計算；
(7)資產(chǎn)盤存廢棄的處理，會計記錄等。
為了加強(qiáng)控制，有些業(yè)務(wù)需要一定的職責(zé)分工，這些分工至少要達(dá)到以下7點要求：
(1)各種資產(chǎn)的需要應(yīng)由使用部門提出。采購部門、企業(yè)內(nèi)部建筑或建設(shè)部門一般無權(quán)首先提出采購或承建的要求。
(2)資產(chǎn)請購或建造的審批人應(yīng)與請購或建造要求提出者分離。
(3)資本預(yù)算的復(fù)核審批人應(yīng)獨(dú)立于資本預(yù)算的編制人。
(4)設(shè)備資產(chǎn)的驗收人應(yīng)同采購或承建人、款項支付人在職務(wù)上分離。
(5)資產(chǎn)使用或保管人員不能同時擔(dān)當(dāng)資產(chǎn)的記賬工作。
(6)資產(chǎn)盤查工作不能只由使用或保管人員或只由負(fù)責(zé)記賬的人員來進(jìn)行，應(yīng)有獨(dú)立于這些人員的第三者參加。
(7)資產(chǎn)報廢的審批人不能同是資產(chǎn)報廢通知單的編制人。
只有達(dá)到上述幾點要求的職務(wù)分離，才能夠明確地執(zhí)行內(nèi)部控制，在職責(zé)、職權(quán)上進(jìn)行內(nèi)部控制，搞好設(shè)備資產(chǎn)的內(nèi)部控制，因此，職務(wù)分離制度是資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的前提和基礎(chǔ)。
2．資本支出預(yù)算制度
在現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中，利潤最大化是最根本的目標(biāo)之一，但投資機(jī)會是無限多的，而投資資本總是有限的，對利潤的追求，使得企業(yè)總是力求將有限的投資資本分配到最有利的投資上去。因此，為了籌集這些資金和在資金投入后使企業(yè)的利潤有所提高，以及在各種投資
機(jī)會中作出最有利的選擇，編制資本支出預(yù)算是內(nèi)部控制制度中的重要一環(huán)。
資本支出預(yù)算是為是否取得以及如何取得某項資產(chǎn)投資項目的決策提供資料而編制的預(yù)算，其本身并不是一項投資決定，而只是作出決算所依靠的資料。它的編制，應(yīng)由工程技術(shù)、計劃、資金管理、采購、銷售、生產(chǎn)等部門的人員共同參加，這樣可使一項資本支出預(yù)算錯誤發(fā)
生的可能性降到最低。
設(shè)備資產(chǎn)內(nèi)部控制程序要求使用部門首先提出某種書面申請，并詳細(xì)說明技術(shù)和經(jīng)濟(jì)上的理由。而這一申請是否經(jīng)濟(jì)和以何種方式取得，必須通過資本支出預(yù)算的分析才能決定。
一個好的內(nèi)部控制制度要求一項資產(chǎn)的投資需有多個資本支出預(yù)算可供選擇，對于投資金額較大的項目，資本支出預(yù)算應(yīng)該有多項分投資預(yù)算額，以便于日后對投資實際支出額的控制，
3．設(shè)備資產(chǎn)取得的控制制度
當(dāng)一項設(shè)備資本支出預(yù)算核準(zhǔn)時，資本支出預(yù)算的執(zhí)行業(yè)務(wù)就已經(jīng)授權(quán)采購部門或其他部門開始進(jìn)行設(shè)備資產(chǎn)的取得業(yè)務(wù)了。
對于從外部采購的設(shè)備資產(chǎn)，它的取得過程一般包括選型、購置和安裝調(diào)試三個步驟。
選型必須遵循技術(shù)先進(jìn)、生產(chǎn)實用、運(yùn)行可靠、便于維修、經(jīng)濟(jì)合理的原則。在技術(shù)和質(zhì)量方面應(yīng)由工程技術(shù)人員參與，具體地考察如設(shè)備生產(chǎn)率、可靠性、維修性、節(jié)能性、成套性、安全性和環(huán)保等因素。
在有些企業(yè)的控制制度中，技術(shù)質(zhì)量要求較高，費(fèi)用支出較大的設(shè)備購貨合同，規(guī)定須有不同專業(yè)技術(shù)人員，如采購專家、工程師、生產(chǎn)人員、律師和成本會計師組成的小組作最后的審查。這一點設(shè)備資產(chǎn)的取得控制方面也值得提倡。
選型時，要遵循預(yù)選、細(xì)選和決策三個步驟。預(yù)選時信息要靈、情報要廣，細(xì)選時要求對廠家直接進(jìn)行咨詢，其中主要內(nèi)容包括產(chǎn)品的各種技術(shù)參數(shù)、性能、精度、加工范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)及附件、價格、交貨期等。細(xì)選中初設(shè)的方案應(yīng)該在兩個以上，以便決策。決策方案時要從經(jīng)濟(jì)性、可靠性、可維修性等方面來考慮，建議可采用專家小組或請咨詢單位等方式充分進(jìn)行可行性論證。
在安裝調(diào)試過程中，應(yīng)指定一個或幾個專門的職員，由他們根據(jù)設(shè)計或其他技術(shù)資料和承包商在合同條款上的承諾，逐步地監(jiān)督建造或安裝的進(jìn)度、數(shù)量和質(zhì)量，并按需要和條件的許可作各種技術(shù)測試工作。這種監(jiān)督性控制，有時可請外部的專家來提供。任何于安裝結(jié)束時才進(jìn)行一次性驗收，在安裝過程中缺少甚至沒有內(nèi)部控制是非常危險的。
4. 設(shè)備資產(chǎn)的記錄和入賬的控制
設(shè)備資產(chǎn)應(yīng)分類設(shè)置，由各種賬戶分別記錄。其分類有房屋、租賃資產(chǎn)的改良、機(jī)器設(shè)備、家具、辦公設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備等。每類資產(chǎn)賬戶應(yīng)附有單獨(dú)的卡片或表單，記錄財產(chǎn)各種詳細(xì)的資料。每張卡片或表單應(yīng)記錄每項資產(chǎn)的簡要說明，存放地點，購人或建造的日期，相應(yīng)的憑
單或工作單號碼，資產(chǎn)的價值，規(guī)定的計量單位，折舊的方法，估計殘值，每會計期應(yīng)提的折舊以及已提的金額。同時設(shè)備資產(chǎn)記錄還應(yīng)表明該項財產(chǎn)維修和保養(yǎng)情況。此外，所有卡片或表單應(yīng)編上交叉索引號碼，以便同資產(chǎn)賬戶或其他記錄相核對。
良好的內(nèi)部控制制度要求詳盡、明了、充分的記錄，也要求對記錄經(jīng)常地核實，有效地調(diào)整，對于設(shè)備資產(chǎn)的記錄和入賬更要求如此。
有效的記錄和人賬控制，要求有效的會計控制。
首先，會計部門登記各類資產(chǎn)明細(xì)賬時，應(yīng)有適當(dāng)?shù)膹?fù)核程序來驗證各種應(yīng)計人各種資產(chǎn)價值的費(fèi)用成本，防止多計或少計財產(chǎn)價值，造成經(jīng)濟(jì)上的損失；其次，會計控制通常要求事先將應(yīng)予資本化的資產(chǎn)項目調(diào)協(xié)目錄表加以確定或?qū)Σ荒芰_列的財產(chǎn)和無法確定的資產(chǎn)在金額
上設(shè)定一個最低界限，否則設(shè)備資產(chǎn)賬戶可能會變得項目眾多、雜亂而使控制資產(chǎn)非常困難以及導(dǎo)致資本支出和收益支出的劃分不準(zhǔn)。
5．資產(chǎn)的維護(hù)和保養(yǎng)制度
由于設(shè)備資產(chǎn)具有使用期限長，單位價值大等特點，使用時必然牽涉設(shè)備資產(chǎn)的維護(hù)和
保養(yǎng)。
在設(shè)備管理中，對于設(shè)備的維護(hù)管理，主要有如下幾方面：
(1)設(shè)備的日常維護(hù)；
(2)設(shè)備的定期維護(hù)；
(3)設(shè)備的區(qū)域維護(hù)，
(4)設(shè)備維護(hù)的檢查評比。
資產(chǎn)的維護(hù)與保養(yǎng)控制制度應(yīng)注意以下兩點：首先，各級保養(yǎng)人員不同，程度不同，相關(guān)的工具、費(fèi)用等也不同。日常維護(hù)可由設(shè)備資產(chǎn)使用人員執(zhí)行，其直接上級檢查，定期維護(hù)要求專業(yè)人員執(zhí)行，使用人員配合，進(jìn)行檢查驗收。區(qū)域維護(hù)應(yīng)由使用人員及該區(qū)域內(nèi)主管技術(shù)的
職員進(jìn)行維護(hù)。其次，工業(yè)固定資產(chǎn)的檢查與評比要由使用與維護(hù)的第三者進(jìn)行，做到客觀準(zhǔn)確和經(jīng)常，以利于提高維護(hù)與保養(yǎng)員的積極性。
設(shè)備資產(chǎn)的維護(hù)與保養(yǎng)情況應(yīng)在該項資產(chǎn)的表單或記錄中記錄下來，并定期受到負(fù)責(zé)工程技術(shù)的高級管理人員或由指定的人員檢查。
對于維修和保養(yǎng)設(shè)備資產(chǎn)的費(fèi)用，在會計上應(yīng)全部進(jìn)入主期或者分期攤?cè)敫髌诔杀举M(fèi)用中，不能資本化。對于這些費(fèi)用的控制，應(yīng)防止必須資本化的費(fèi)用作為維修和保養(yǎng)費(fèi)用來列支。還有一種有效的控制方法是由會計部門逐月編制維修和保養(yǎng)費(fèi)用表，以便分析各月之間
費(fèi)用的重大波動原因。
6．設(shè)備資產(chǎn)的折舊，定期盤查和報廢的控制制度
(1)折舊
折舊是一種物質(zhì)損耗的價值轉(zhuǎn)移，是產(chǎn)品成本的一個重要組成部分，它對于企業(yè)發(fā)展和國家建設(shè)都有重要意義。
合理的折舊首先必須合理地確定資產(chǎn)的取得成本、有效壽命和殘值。而當(dāng)資產(chǎn)的計價得到有效控制時，取得成本一般不難確定。而資產(chǎn)的有效壽命和殘值需要通過一定的控制程序來判斷。雖然要求管理當(dāng)局精確地估計資產(chǎn)的有效壽命是不可能的，但是管理當(dāng)局有責(zé)任把有效壽命估計得盡可能近似地反映特定資產(chǎn)的狀況。
首先，管理當(dāng)局應(yīng)廣泛地征求有經(jīng)驗的工程技術(shù)人員和會計師的意見；其次，應(yīng)收集類似設(shè)備的各種歷史資料；再次，應(yīng)盡可能地參考稅法規(guī)定和各種資產(chǎn)的服務(wù)壽命，以便會計上計算的凈收入和為納稅而計算的凈收入盡可能一致，在實務(wù)上，這種控制往往能取得比較好的效果，此外，企業(yè)還要求保險公司提供保險統(tǒng)計的資料為確定各種資產(chǎn)的有效服務(wù)壽命。
殘值的估計一般應(yīng)以取得資產(chǎn)的轉(zhuǎn)賣行情或者前幾年的經(jīng)驗為依據(jù)，但有時這種做法也有一定困難，因此，另一種控制方法也許是可取的，即企業(yè)事先制定一種符合公認(rèn)會計原則的折舊處理會計方針。在方針中，適用于各類資產(chǎn)的折舊方法及各類資產(chǎn)的平均殘值等最好事先能用文字形式加以規(guī)定。這種控制可防止同類資產(chǎn)采用多種折舊方法而導(dǎo)致的賬務(wù)處理復(fù)雜化。同時也可使折舊會計處理得以一貫性。
(2)盤查
雖然資產(chǎn)對于現(xiàn)金等來說，遺失或被盜的可能性較小，但它們是長期存在的，物質(zhì)實質(zhì)與賬面記錄的狀態(tài)很可能不一致。甚至可能有賬面記錄仍在，物質(zhì)實體已經(jīng)不存在或被遺忘的情況發(fā)生。因此，定期盤查設(shè)備資產(chǎn)是保護(hù)財產(chǎn)的必要控制手段。盤查是指將設(shè)備資產(chǎn)的賬戶記錄與設(shè)備資產(chǎn)的實際相比較，以防止出現(xiàn)設(shè)備資產(chǎn)實際與設(shè)備資產(chǎn)的賬戶記錄不符的情況。
由于盤查的目的是為了防范人為的錯誤或職員的舞弊行為，也就是說盤查與內(nèi)部控制制度的目標(biāo)是一致的，因此，企業(yè)應(yīng)定期（視財產(chǎn)的性質(zhì)不同而不同，通常至少每一年一次）有一個專門的小組來盤查設(shè)備資產(chǎn)的實存情況，該小組應(yīng)由負(fù)責(zé)保管、記賬等不同職能的人員以及與廠場設(shè)備無關(guān)的其他局外人組成。
盤查的結(jié)果應(yīng)記錄在廠場設(shè)備盤查清單上。盤查人員（一般要求兩人以上）應(yīng)在盤查清單上簽字。實地盤查結(jié)果后，應(yīng)將盤查清單內(nèi)容同設(shè)備資產(chǎn)的卡片相核對。如發(fā)現(xiàn)差異，或設(shè)備資產(chǎn)已處于不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，應(yīng)由設(shè)備資產(chǎn)保管部門的主管審查其原因。每次盤查的清查單應(yīng)歸檔保存，以便日后追查有關(guān)人員的責(zé)任。
(3)報廢
保護(hù)財產(chǎn)的另一種控制是對于不再需要的資產(chǎn)通過一定的程序來處理。一種最佳的控制方法是設(shè)計一種財產(chǎn)報廢工作通知單，規(guī)定任何設(shè)備資產(chǎn)的保管或使用人員在沒有得到一張經(jīng)過審核批準(zhǔn)的廢棄工作通知單前，不得擅自放棄一項設(shè)備資產(chǎn)。廢棄工作通知單內(nèi)容包括設(shè)備資產(chǎn)卡片上所記載的所有內(nèi)容、廢棄的理由、估計廢棄處理所需的費(fèi)用、估計能收回的殘值、出售價值等，該單應(yīng)由工程師或其他具備專門知識的人審查填制。
同資產(chǎn)取得一樣，資產(chǎn)廢棄或出售需要由不同級別的管理人員批準(zhǔn)，通常是以財產(chǎn)的金額作為標(biāo)準(zhǔn)。金額較低的財產(chǎn)廢棄，須經(jīng)部門經(jīng)理或其他被授權(quán)人批準(zhǔn)。而對于金額較大的財產(chǎn)廢棄，例如，主要生產(chǎn)線、大型機(jī)器設(shè)備等，則需要通過藍(lán)事會批準(zhǔn)。
廢棄工作單至少應(yīng)設(shè)置三聯(lián)；一聯(lián)由審批人留案備案，一聯(lián)作為執(zhí)行廢棄出售工作的授權(quán)證明，一聯(lián)交財務(wù)部門。
財務(wù)部門收到執(zhí)行完畢的廢棄工作通知單后，應(yīng)審查該單是否經(jīng)執(zhí)行部門主管的簽字認(rèn)可，并應(yīng)及時注銷廠場設(shè)備的賬面記錄。
TPM,點檢,班組建設(shè),管理能力咨詢培訓(xùn)@左明軍老師.微信：13808969873
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