設(shè)備資產(chǎn)的記錄入賬的控制及維護保養(yǎng)制度
■ 設(shè)備資產(chǎn)的記錄入賬的控制
設(shè)備資產(chǎn)應(yīng)分類設(shè)置,由各種賬戶分別記錄。其分類有房屋、租賃資產(chǎn)的改良、機器設(shè)備、家具、辦公設(shè)備、運輸設(shè)備等。每類資產(chǎn)賬戶應(yīng)附有單獨的卡片或表單,記錄財產(chǎn)各種詳細的資料。每張卡片或表單應(yīng)記錄每項資產(chǎn)的簡要說明,存放地點,購人或建造的日期,相應(yīng)的憑
單或工作單號碼,資產(chǎn)的價值,規(guī)定的計橙單位,折舊的方法,估計殘值,每會計期應(yīng)提的折舊以及已提的金額。同時設(shè)備資產(chǎn)記錄還應(yīng)表明該項財產(chǎn)維修和保養(yǎng)情況。此外,所有卡片或表單應(yīng)縮上交叉索引號碼,以便同資產(chǎn)賬戶或其他記錄相核對。
良好的內(nèi)部控制制度要求詳盡、明了、充分的記錄,也要求對記錄經(jīng)常地核實,有效地調(diào)整,對于設(shè)備資產(chǎn)的記錄和入賬更要求如此。
有效的記錄和入賬控制,要求有效的會計控制。
首先,會計部門登記各類資產(chǎn)明細賬時,應(yīng)有適當?shù)膹?fù)核程序來驗證各種應(yīng)計人各種資產(chǎn)價值的費用成本,防止多計或少計財產(chǎn)價值,造成經(jīng)濟上的損失;其次,會計控制通常要求事先將應(yīng)予資本化的資產(chǎn)項目調(diào)協(xié)目錄表加以確定或?qū)Σ荒芰_列的財產(chǎn)和無法確定的資產(chǎn)在金額上設(shè)定一個最低界限,否則設(shè)備資產(chǎn)賬戶可能會變得項目眾多、雜亂而使控制資產(chǎn)非常困難以及導(dǎo)致資本支出和收益支出的劃分不準。
■ 資產(chǎn)的維護保養(yǎng)制度
由于設(shè)備資產(chǎn)具有使用期限長,單位價值大等特點,使用時必然牽涉設(shè)備資產(chǎn)的維護和保養(yǎng)。
在設(shè)備管理中,對于設(shè)備的維護管理,主要有如下幾方面:
(1)設(shè)備的日常維護;
(2)設(shè)備的定期維護;
(3)設(shè)備的區(qū)域維護;
(4)設(shè)備維護的檢查評比。
資產(chǎn)的維護與保養(yǎng)控制制度應(yīng)注意以下兩點:首先,各級保養(yǎng)人員不同,程度不同,相關(guān)的工具、費用等也不同。日常維護可由設(shè)備資產(chǎn)使用人員執(zhí)行,其直接上級檢查,定期維護要求專業(yè)人員執(zhí)行,使用人員配合,進行檢查驗收。
區(qū)域維護應(yīng)由使用人員及該區(qū)域內(nèi)主管技術(shù)的
職員進行維護。其次,工業(yè)固定資產(chǎn)的檢查與評比要由使用與維護的第三者進行,做到客觀準確和經(jīng)常,以利于提高維護與保養(yǎng)員的積極性。
設(shè)備資產(chǎn)的維護與保養(yǎng)情況應(yīng)在該項資產(chǎn)的表單或記錄中記錄下來,并定期受到負責(zé)工程技術(shù)的高級管理人員或由指定的人員檢查。
對于維修和保養(yǎng)設(shè)備資產(chǎn)的費用,在會計上應(yīng)全部進入主期或者分期攤?cè)敫髌诔杀举M用中,不能資本化。對于這些費用的控制,應(yīng)防止必須資本化的費用作為維修和保養(yǎng)費用來列支。
還有一種有效的控制方法是由會計部門逐月編制維修和保養(yǎng)費用表,以便分析各月之間費用的重大波動原因。
6.設(shè)備資產(chǎn)的折舊,定期盤查和報廢的控制制度
(1)折舊
折舊是一種物質(zhì)損耗的價值轉(zhuǎn)移,是產(chǎn)品成本的一個重要組成部分,它對于企業(yè)發(fā)展和國家建設(shè)都有重要意義。
合理的折舊首先必須合理地確定資產(chǎn)的取得成本、有效壽命和殘值。而當資產(chǎn)的計價得到有效控制時,取得成本一般不難確定。而資產(chǎn)的有效壽命和殘值需要通過一定的控制程序來判斷。
雖然要求管理當局精確地估計資產(chǎn)的有效壽命是不可能的,但是管理當局有責(zé)任把有效壽命估計得盡可能近似地反映特定資產(chǎn)的狀況。
首先,管理當局應(yīng)廣泛地征求有經(jīng)驗的工程技術(shù)人員和會計師的意見;
其次,應(yīng)收集類似設(shè)備的各種歷史資料;再次,應(yīng)盡可能地參考稅法規(guī)定和各種資產(chǎn)的服務(wù)壽命,以便會計上計算的凈收入和為納稅而計算的凈收入盡可能一致。在實務(wù)上,這種控制往往能取得比較好的效果。
此外,企業(yè)還要求保險公司提供保險統(tǒng)計的資料為確定各種資產(chǎn)的有效服務(wù)壽命。
殘值的估計一般應(yīng)以取得資產(chǎn)的轉(zhuǎn)賣行情或者前幾年的經(jīng)驗為依據(jù),但有時這種做法也有一定困難。因此,另一種控制方法也許是可取的,即企業(yè)事先制定一種符合公認會計原則的折舊處理會計方針。在方針中,適用于各類資產(chǎn)的折舊方法及各類資產(chǎn)的平均殘值等最好事先能用文字形式加以規(guī)定。這種控制可防止同類資產(chǎn)采用多種折舊方法而導(dǎo)致的賬務(wù)處理復(fù)雜化。同時也可使折舊會計處理得以一貫性。
(2)盤查
雖然資產(chǎn)對于現(xiàn)金等來說,遺失或被盜的可能性較小,但它們是長期存在的,物質(zhì)實質(zhì)與賬面記錄的狀態(tài)很可能不一致。甚至可能有賬面記錄仍在,物質(zhì)實體已經(jīng)不存在或被遺忘的情況發(fā)生。
因此,定期盤查設(shè)備資產(chǎn)是保護財產(chǎn)的必要控制手段。盤查是指將設(shè)備資產(chǎn)的賬戶記錄與設(shè)備資產(chǎn)的實際相比較,以防止出現(xiàn)設(shè)備資產(chǎn)實際與設(shè)備資產(chǎn)的賬戶記錄不符的情況。
由于盤查的目的是為了防范人為的錯誤或職員的舞弊行為,也就是說盤查與內(nèi)部控制制度的目標是一致的,因此,企業(yè)應(yīng)定期(視財產(chǎn)的性質(zhì)不同而不同,通常至少每一年一次)有一個專門的小組來盤查設(shè)備資產(chǎn)的實存情況。該小組應(yīng)由負責(zé)保管、記賬等不同職能的人員以及與廠場設(shè)備無關(guān)的其他局外人組成。
盤查的結(jié)果應(yīng)記錄在廠場設(shè)備盤查清單上。盤查人員(一般要求兩人以上)應(yīng)在盤查清單上簽字。實地盤查結(jié)果后,應(yīng)將盤查清單內(nèi)容同設(shè)備資產(chǎn)的卡片相核對,如發(fā)現(xiàn)差異,或設(shè)備資產(chǎn)已處于不能正常運轉(zhuǎn)狀態(tài),應(yīng)由設(shè)備資產(chǎn)保管部門的主管審查其原因。每次盤查的清查單應(yīng)歸檔保存,以便日后追查有關(guān)人員的責(zé)任。
(3)報廢
保護財產(chǎn)的另一種控制是對于不再需要的資產(chǎn)通過一定的程序來處理。一種最佳的控制方法是設(shè)計一種財產(chǎn)報廢工作通知單,規(guī)定任何設(shè)備資產(chǎn)的保管或使用人員在沒有得到一張經(jīng)過審核批準的廢棄工作通知單前,不得擅自放棄一項設(shè)備資產(chǎn)。
廢棄工作通知單內(nèi)容包括設(shè)備資產(chǎn)卡片上所記載的所有內(nèi)容、廢棄的理由、估計廢棄處理所需的費用、估計能收回的殘值、出售價值等,該單應(yīng)由工程師或其他具備專門知識的人審查填制。
同資產(chǎn)取得一樣,資產(chǎn)廢棄或出售需要由不同級別的管理人員批準,通常是以財產(chǎn)的金額作為標準。金額較低的財產(chǎn)廢棄,須經(jīng)部門經(jīng)理或其他被授權(quán)人批準。而對于金額較大的財產(chǎn)廢棄,例如,主要生產(chǎn)線、大型機器設(shè)備等,則需要通過董事會批準。
廢棄工作單至少應(yīng)設(shè)置三聯(lián):一聯(lián)由審批人留案備案,一聯(lián)作為執(zhí)行廢棄出售工作的授權(quán)證明,一聯(lián)交財務(wù)部門。
財務(wù)部門收到執(zhí)行完畢的廢棄工作通知單后,應(yīng)審查該單是否經(jīng)執(zhí)行部門主管的簽字認可,并應(yīng)及時注銷廠場設(shè)備的賬面記錄。
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