設(shè)備資產(chǎn)支出預(yù)算及資產(chǎn)取得控制制度
大多數(shù)剛接觸內(nèi)部控制這一概念的人常常將內(nèi)部控制與內(nèi)部牽制的概念混淆。這是因為內(nèi)部控制自始至終貫穿著內(nèi)部牽制的兩個思想：
(1)兩個或兩個以上的人或部門無意識地犯同樣錯誤的機(jī)會是很小的，
(2)兩個或兩個以上的人或部門有意識地合伙舞弊的可能性大大低于單獨一個人或部門舞弊的可能性。
職務(wù)分離制度具體地體現(xiàn)著內(nèi)部牽制的兩個基本思想。
有關(guān)設(shè)備資產(chǎn)的主要業(yè)務(wù)如下：
(1)確定企業(yè)未來生產(chǎn)經(jīng)營能力及職務(wù)需要的規(guī)劃；
(2)編制成本預(yù)算；
(3)購置設(shè)備資產(chǎn)；
(4)驗收設(shè)備資產(chǎn)；
(5)保養(yǎng)和維修設(shè)備資產(chǎn)；
(6)資產(chǎn)計價與折舊的計算；
(7)資產(chǎn)盤存廢棄的處理，會計記錄等。
為了加強(qiáng)控制，有些業(yè)務(wù)需要一定的職責(zé)分工，這些分工至少要達(dá)到以下7點要求：
(1)各種資產(chǎn)的需要應(yīng)由使用部門提出。采購部門、企業(yè)內(nèi)部建筑或建設(shè)部門一般無權(quán)首先提出采購或承建的要求。
(2)資產(chǎn)請購或建造的審批人應(yīng)與請購或建造要求提出者分離，
(3)資本預(yù)算的復(fù)核審批人應(yīng)獨立于資本預(yù)算的編制人。
(4)設(shè)備資產(chǎn)的驗收人應(yīng)同采購或承建人、款項支付人在職務(wù)上分離。
(5)資產(chǎn)使用或保管人員不能同時擔(dān)當(dāng)資產(chǎn)的記賬工作。
(6)資產(chǎn)盤查工作不能只由使用或保管人員或只由負(fù)責(zé)記賬的人員來進(jìn)行，應(yīng)有獨立于這些人員的第三者參加。
(7)資產(chǎn)報廢的審批人不能同是資產(chǎn)報廢通知單的編制人。
只有達(dá)到上述幾點要求的職務(wù)分離，才能夠明確地執(zhí)行內(nèi)部控制，在職責(zé)、職權(quán)上進(jìn)行內(nèi)部控制，搞好設(shè)備資產(chǎn)的內(nèi)部控制，因此，職務(wù)分離制度是資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的前提和基礎(chǔ)。
2．資本支出預(yù)算制度
在現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中，利潤最大化是最根本的目標(biāo)之一，但投資機(jī)會是無限多的，而投資資本總是有限的，對利潤的追求，使得企業(yè)總是力求將有限的投資資本分配到最有利的投資上去。因此，為了籌集這些資金和在資金投入后使企業(yè)的利潤有所提高，以及在各種投資
機(jī)會中作出最有利的選擇，編制資本支出預(yù)算是內(nèi)部控制制度中的重要一環(huán)。
資本支出預(yù)算是為是否取得以及如何取得某項資產(chǎn)投資項目的決策提供資料而編制的預(yù)算。其本身并不是一項投資決定，而只是作出決算所依靠的資料。它的編制，應(yīng)由工程技術(shù)、計劃、資金管理、采購、銷售、生產(chǎn)等部門的人員共同參加，這樣可使一項資本支出預(yù)算錯誤發(fā)
生的可能性降到最低。
設(shè)備資產(chǎn)內(nèi)部控制程序要求使用部門首先提出某種書面申請，并詳細(xì)說明技術(shù)和經(jīng)濟(jì)上的理由。而這一申請是否經(jīng)濟(jì)和以何種方式取得，必須通過資本支出預(yù)算的分析才能決定。
一個好的內(nèi)部控制制度要求一項資產(chǎn)的投資需有多個資本支出預(yù)算可供選擇，對于投資金額較大的項目，資本支出預(yù)算應(yīng)該有多項分投資預(yù)算額，以便于日后對投資實際支出額的控制。
3．設(shè)備資產(chǎn)取得的控制制度
當(dāng)一項設(shè)備資本支出預(yù)算核準(zhǔn)時，資本支出預(yù)算的執(zhí)行業(yè)務(wù)就已經(jīng)授權(quán)采購部門或其他部門開始進(jìn)行設(shè)備資產(chǎn)的取得業(yè)務(wù)了。
對于從外部采購的設(shè)備資產(chǎn)，它的取得過程一般包括選型、購置和安裝調(diào)試三個步驟。
選型必須遵循技術(shù)先進(jìn)、生產(chǎn)實用、運行可靠、便于維修、經(jīng)濟(jì)合理的原則。在技術(shù)和質(zhì)量方面應(yīng)由工程技術(shù)人員參與，具體地考察如設(shè)備生產(chǎn)率、可靠性、維修性、節(jié)能性、成套性、安全性和環(huán)保等因素。在有些企業(yè)的控制制度中，技術(shù)質(zhì)量要求較高，費用支出較大的設(shè)備購貨合同，規(guī)定須有不同專業(yè)技術(shù)人員，如采購專家、工程師、生產(chǎn)人員、律師和成本會計師組成的小組作最后的審查。這一點設(shè)備資產(chǎn)的取得控制方面也值得提倡。
選型時，要遵循預(yù)選、細(xì)選和決策三個步驟。預(yù)選時信息要靈、情報要廣，細(xì)選時要求對廠家直接進(jìn)行咨詢，其中主要內(nèi)容包括產(chǎn)品的各種技術(shù)參數(shù)、性能、精度、加工范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽及附件、價格、交貨期等。細(xì)選中初設(shè)的方案應(yīng)該在兩個以上，以便決策。決策方案時要從經(jīng)濟(jì)性、可靠性、可維修性等方面來考慮，建議可采用專家小組或請咨詢單位等方式充分進(jìn)行可行性論證。
在安裝調(diào)試過程中，應(yīng)指定一個或幾個專門的職員，由他們根據(jù)設(shè)計或其他技術(shù)資料和承包商在合同條款上的承諾，逐步地監(jiān)督建造或安裝的進(jìn)度、數(shù)量和質(zhì)量，并按需要和條件的許可作各種技術(shù)測試工作。這種監(jiān)督性控制，有時可請外部的專家來提供。任何于安裝結(jié)束時才進(jìn)行一次性驗收，在安裝過程中缺少甚至沒有內(nèi)部控制是非常危險的。
對于建造或改造的固定資產(chǎn)，應(yīng)遵循三個可行，即技術(shù)上可行、經(jīng)濟(jì)上可行和方式上可行，基本的控制制度與購置設(shè)備資產(chǎn)是相近的。
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