設(shè)備訂貨程序、合同及驗(yàn)收管理
一、訂貨程序
企業(yè)訂購(gòu)設(shè)備，根據(jù)設(shè)備投資規(guī)劃決策所列出的外購(gòu)設(shè)備計(jì)劃，選型后的明細(xì)，先進(jìn)行市場(chǎng)貨源調(diào)查．參加設(shè)備訂貨會(huì)議及向制造廠家（或供應(yīng)商）聯(lián)系、詢價(jià)和了解供貨情況，收集各種報(bào)價(jià)和供貨可能、做出評(píng)價(jià)選擇，與制造廠家對(duì)某些細(xì)節(jié)進(jìn)行磋商，經(jīng)雙方談判達(dá)成協(xié)議，最后簽訂訂貨合同或訂貨協(xié)議，由雙方簽章后生效。訂貨簽約前談判協(xié)商的具體內(nèi)容包括以下方面：
(1)設(shè)備具體規(guī)格、精度、性能及專門要求；
(2)設(shè)備附件的要求；
(3)設(shè)備用途及加工范圍的要求；
(4)操作性能、結(jié)構(gòu)合理性要求；
(5)安全防護(hù)裝置的要求；
(6)設(shè)備可靠性和維修性的要求；
(7)設(shè)計(jì)的特殊要求和特殊附件、附具，
(8)交貨期的協(xié)商，
(9)費(fèi)用及付款方式、開戶銀行、賬號(hào)、到站、聯(lián)系經(jīng)辦人、收貨單位：
(10)協(xié)議書及合同附加條款說明和期限；
(11)技術(shù)服務(wù)與技術(shù)培訓(xùn)，包括備件、圖紙資料、維修作業(yè)指導(dǎo)書等。
在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，設(shè)備訂貨將會(huì)更多地依靠市場(chǎng)，這樣設(shè)備的商品屬性將更充分地體現(xiàn)出來(lái)。設(shè)備訂貨程序如圖所示。
對(duì)國(guó)產(chǎn)一般中、小型設(shè)備的訂貨程序，視用戶需要和貨源悄況，可以適當(dāng)簡(jiǎn)化。
國(guó)內(nèi)一些企業(yè)在設(shè)備訂貨中，突出經(jīng)濟(jì)觀點(diǎn)，考慮設(shè)備壽命周期內(nèi)的總費(fèi)用、有優(yōu)不訂劣、有近不迭遠(yuǎn)、貨比三家的做法是可取的。
二、訂貨合同及管理
設(shè)備訂貨合同是供需雙方在達(dá)成一致協(xié)議后，經(jīng)雙方簽章具有法律效用的文件。國(guó)內(nèi)合同按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。其注意事項(xiàng)如下：
(1)合同的簽訂必須以洽商結(jié)果和往來(lái)函電為依據(jù)，雙方加蓋財(cái)務(wù)上規(guī)定的合同章后生效；
(2)合同必須明確表達(dá)供需雙方的意見，文字要準(zhǔn)確，內(nèi)容必須完整，包括供貨、收貨單位雙方的通信地址、結(jié)算銀行全稱、貨物到達(dá)站及運(yùn)輸方式、交貨期、產(chǎn)品名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量及協(xié)商認(rèn)定的特殊要求、簽訂日期等，都不要漏掉或誤寫；
(3)合同必須符合國(guó)家經(jīng)濟(jì)法令政策和規(guī)定，要明確雙方互相承擔(dān)的責(zé)任；
(4)合同必須考慮可能發(fā)生的各種變動(dòng)因素，如質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)，并應(yīng)有防止措施和違章罰款的規(guī)定。
在合同正文中不能詳細(xì)說明的事項(xiàng)，可以附件形式作為補(bǔ)充。附件是合同的組成部分，與合同正文有同等法律效用，附件也要經(jīng)雙方簽章。對(duì)大型、特殊高精度或價(jià)格高的設(shè)備訂貨，合同應(yīng)提出到生產(chǎn)廠的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督、參加驗(yàn)收試車，并要求生產(chǎn)廠負(fù)責(zé)售后的技術(shù)服務(wù)工作。
合同簽訂后，有關(guān)解釋、澄清合同內(nèi)容的往來(lái)函電，也應(yīng)視為合同的組成部分。
企業(yè)應(yīng)做好設(shè)備訂貨合同的管理。訂貨合同一經(jīng)簽訂就受法律保護(hù)，訂貨雙方均應(yīng)受法律制約，都必須信守合同，合同一式四份，甲、乙雙方各兩份。甲方收到合同后，一份交財(cái)務(wù)部門，另一份留設(shè)備計(jì)劃采購(gòu)部門管理。合同要進(jìn)行登記，建立臺(tái)賬和檔案，比如設(shè)備采購(gòu)部門專門設(shè)立“設(shè)備訂貨合同登記表”和“訂貨檔案”。合同的文本、附件、往來(lái)函電、預(yù)付款單據(jù)等都應(yīng)集中管理，這樣便于查閱，也是雙方發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)的仲載依據(jù)。
乙方應(yīng)按合同規(guī)定交貨，甲乙雙方應(yīng)經(jīng)常交流合同執(zhí)行情況，對(duì)到期未交貨要及時(shí)查詢。
順便說明，用戶為了及早做好設(shè)備安裝準(zhǔn)備工作以達(dá)到設(shè)備到貨后即可開始安裝，在簽訂合同時(shí)應(yīng)征得賣方同意，在合同生效后一定時(shí)間內(nèi)提交設(shè)備外形尺寸圖、基礎(chǔ)布置圖，其余稍后提交。
三、入庫(kù)檢查驗(yàn)收
設(shè)備到貨后應(yīng)按合同和裝箱單及時(shí)開箱并驗(yàn)收入庫(kù)。開箱檢查的內(nèi)容如下：
(1)檢查外觀包裝情況，看包裝箱（包括內(nèi)包裝塑料袋）是否有損壞的地方；
(2)到貨的設(shè)備型號(hào)、規(guī)格、附件等是否與合同相符；
(3)按部件、零件裝箱者，是否與裝箱單相符；
(4)從外觀上檢查零部件是否有銹蝕、損壞現(xiàn)象；
(5)隨機(jī)技術(shù)文件是否齊全。
開箱檢查時(shí)要對(duì)照裝箱單逐件清點(diǎn)、做好記錄。如果發(fā)現(xiàn)損壞、銹蝕、零部件短缺等問題，應(yīng)以照相或其他方法做好記錄，作為向制造廠或有關(guān)部門交涉索賠的依據(jù)。
設(shè)備開箱檢驗(yàn)后，如果不能隨即開始安裝，應(yīng)重新包裝好，并做好防銹、防潮工作。
設(shè)備開箱檢驗(yàn)完畢驗(yàn)收入庫(kù)后，應(yīng)及時(shí)通知企業(yè)的規(guī)劃、工藝、設(shè)備管理和安裝部門，隨機(jī)技術(shù)文件應(yīng)按企業(yè)有關(guān)規(guī)定及時(shí)入檔。
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