TPM推進(jìn) - 事務(wù)改善制度的實(shí)施
所謂事務(wù)改善是指對現(xiàn)行的事務(wù)制度及事務(wù)手續(xù)進(jìn)行研究改善，以提高事務(wù)作業(yè)的效率。這種提高事務(wù)作業(yè)效率方法又可分為下列兩種：
(1)事務(wù)作業(yè)效率個(gè)別性的提高。對于個(gè)別性的事務(wù)作業(yè)適當(dāng)?shù)丶右愿纳?，設(shè)法花最小的事務(wù)費(fèi)用而獲取最高效率的事務(wù)作業(yè)。例如應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)代替人工，或推行事務(wù)人員職能分析。
(2)事務(wù)作業(yè)效率綜合性的提高。個(gè)別事務(wù)作業(yè)常常難以分開，經(jīng)營管理者應(yīng)以綜合性的眼光來衡量事務(wù)作業(yè)的全系統(tǒng)，并沒法加以改善，使事務(wù)作業(yè)的處理既迅速又經(jīng)濟(jì)。例如統(tǒng)一支付制度的實(shí)施或事務(wù)流程及工作分配的推行。
1．一次寫成制度
在事務(wù)處理過程中，各部門需要分別填制形式不同而內(nèi)容相似的同一事務(wù)處理傳票，因而增加了抄錄的麻煩。因此企業(yè)可以利用一次寫成的制度，將所需要的各種傳票合并。
(1)一次寫成制度的優(yōu)點(diǎn)
①節(jié)省填寫時(shí)間；
②增加事務(wù)處理的效率；
③減少轉(zhuǎn)記或抄錄的錯(cuò)誤與麻煩；
④信息傳遞迅速。
(2)一次寫成制度的缺點(diǎn)
①復(fù)印過多，成本提高；
②傳票裝訂成冊代替賬簿之用而缺乏一覽性的功能；
③增加傳票的保管或?qū)ふ业穆闊?/span>
2．督促制度
督促制度是指對處理事務(wù)的人員在處理日會(huì)自動(dòng)催促的一種方式。它可以彌補(bǔ)記憶力不足。
3．查檢表的應(yīng)用
查核表可用作事務(wù)改善的工具，其內(nèi)容一般如下。
(1)日常事務(wù)工作有無可取消之處？
(2)日常事務(wù)工作有無可合并之處？
(3)部門之間有無重復(fù)工作發(fā)生？
(4)傳票或表格有無改善的余地？
(5)傳票或表格是否傳遞過多部門？無關(guān)緊要的部門是否可取消？
(6)類似的表格是否可一次書寫完成？
(7)是否可利用督促箱幫助事務(wù)工作的進(jìn)行？
(8)事務(wù)處理手續(xù)可否固定化？
(9)文件表格的副本或抄本是否要求過多？
(10)簽章是否過多？轉(zhuǎn)記是否錯(cuò)誤過多？
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