備品備件管理在工程管理中的作用
[摘 要]工程中的備品備件主要作用是為了確保整個(gè)工程的順利實(shí)施，對(duì)一些重要的器具物品和各種設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存。本文分析了工程中備品備件存貨管理經(jīng)常出現(xiàn)的情況，并提出了提高備品備件存貨管理的有效的措施。
工程的備品備件管理無(wú)法準(zhǔn)確的把握使用的數(shù)量，使用的隨機(jī)性較大，設(shè)備的種類繁多，有些設(shè)備的金額較大。如果在工程進(jìn)行的過(guò)程中，設(shè)備出現(xiàn)故障，危及工程順利進(jìn)行的時(shí)候，需要及時(shí)的更換備品備件，才能解決出現(xiàn)的危機(jī)，備品備件在工程的管理中具有一定的作用，但是超量等不適當(dāng)?shù)膬?chǔ)存?zhèn)淦穫浼?，就?huì)帶來(lái)積壓浪費(fèi)的問(wèn)題，降低工程的經(jīng)濟(jì)效益。
一、工程中備品備件存貨管理經(jīng)常出現(xiàn)的情況
1、存貨報(bào)廢風(fēng)險(xiǎn)較高
在工程中由于一些設(shè)備陳舊，或者采用先進(jìn)技術(shù)的需要致使部分專用物資不能投入使用，需要進(jìn)行報(bào)廢處理，會(huì)損失大量的資金。在工程的管理過(guò)程中，一般按原來(lái)的設(shè)備維修需要的產(chǎn)品來(lái)購(gòu)買一些專用備品備件，在技術(shù)不斷進(jìn)步的情況下，一部分無(wú)法投入使用，如果沒(méi)有極強(qiáng)的專用性，沒(méi)有轉(zhuǎn)讓的價(jià)值，經(jīng)過(guò)鑒定之后只能進(jìn)行報(bào)廢處理，在新設(shè)備、產(chǎn)品以及技術(shù)的利用不斷變化的今天，存在著較高的不可預(yù)測(cè)的存貨報(bào)廢風(fēng)險(xiǎn)。
2、流動(dòng)資金被不合理占用
由于備品備件申購(gòu)不周導(dǎo)致長(zhǎng)期的無(wú)動(dòng)態(tài)或動(dòng)態(tài)小，資金被不合理占用的同時(shí)具有無(wú)法控制的報(bào)廢風(fēng)險(xiǎn)。工程的使用和采購(gòu)兩個(gè)部門具有不同的職責(zé)和作用，使用部門希望采購(gòu)供應(yīng)部門建成“超市型”的配送中心，供應(yīng)部門則希望自已是備品備件的“中轉(zhuǎn)站”，希望備品備件進(jìn)行快速的周轉(zhuǎn)，這是工程的備品備件存貨管理中長(zhǎng)期存在的問(wèn)題。由于沒(méi)有進(jìn)行前期的充分計(jì)劃或者維修情況發(fā)生變化會(huì)導(dǎo)致備品備件入庫(kù)之后，長(zhǎng)期的小動(dòng)態(tài)或者無(wú)動(dòng)態(tài)，流動(dòng)資金長(zhǎng)期不合理占用，一些工程中多于一年的備品備件所含比重較高，致使問(wèn)題嚴(yán)重。
3、忽視外部物流資源的利用
工程中的備品備件存貨管理注意對(duì)內(nèi)部的物流系統(tǒng)進(jìn)行有效整合，忽略對(duì)外部物流資源的利用。工程中負(fù)責(zé)存貨計(jì)劃、采購(gòu)、儲(chǔ)存、領(lǐng)用、出庫(kù)全過(guò)程的管理，是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，需要充足的人員和資金支持，對(duì)社會(huì)物流管理資源的整合和利用不夠。一些工程的管理人員由于缺乏相關(guān)的意識(shí)，沒(méi)有設(shè)立供應(yīng)鏈管理的部門，所以，工程無(wú)法利用職能整合和整體流程管理獲取效益。
4、忽視備品備件存貨價(jià)值形態(tài)的管理
工程在備品備件存貨管理中，對(duì)貨物的實(shí)物形態(tài)管理和控制比較注重，建立了一套完善的設(shè)備收、發(fā)、存的管理和實(shí)物保全制度，然而忽視設(shè)備的價(jià)值管理，缺乏認(rèn)真地分析存貨的積壓和貶值問(wèn)題，導(dǎo)致一些設(shè)備的賬面價(jià)值和實(shí)際可收回資金之間存在很大的差距，無(wú)法對(duì)工程的經(jīng)營(yíng)效益進(jìn)行準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，無(wú)法對(duì)備品備件存貨的后續(xù)管理進(jìn)行有效的改進(jìn)。
5、存貨管理信息化落后
當(dāng)今，一些小工程的存貨管理信息的收集和交換方式比較落后，還在使用手工操作，因?yàn)樵O(shè)備的種類繁多，核算的工作量繁重，導(dǎo)致存貨核算的速度較慢，不能對(duì)各種存貨信息及時(shí)的進(jìn)行動(dòng)態(tài)和高效的掌握，很多的存貨信息資源無(wú)法在部門之間、部門與供應(yīng)商之間進(jìn)行自由流通。
6、備品定額制定方案不完善
以往傳統(tǒng)的備品備件存貨解決之道是是工程企業(yè)儲(chǔ)備大量備品備件，這種方式造成了大量資金的占用，浪費(fèi)了管理維護(hù)方面的人力和物力。另外，由于沒(méi)有完善的備品定額制定方案，也帶來(lái)了資金的損失，所以，為了有效控制工程的成本，制定正確的備品備件存貨策略，是一個(gè)需要迫切解決的問(wèn)題。
二、加強(qiáng)和改進(jìn)備品備件存貨管理，防止和杜絕存貨風(fēng)險(xiǎn)的主要措施
1、控制好備品備件的需求，防止呆滯積壓和浪費(fèi)
備品備件需求計(jì)劃是存貨產(chǎn)生的主要根源，控制好源頭的主要手段是實(shí)行嚴(yán)格的計(jì)劃管理，使計(jì)劃人員對(duì)存貨的使用負(fù)責(zé)，采購(gòu)人員對(duì)存貨的質(zhì)量負(fù)責(zé)。
確保備品備件采購(gòu)供應(yīng)的時(shí)效性，防止資金被占用和損失，制定準(zhǔn)確的采購(gòu)預(yù)算，對(duì)備品備件采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行定期考查。
第一，確保工程使用部門計(jì)劃編制的準(zhǔn)確性，根據(jù)設(shè)備使用和維修情況，科學(xué)計(jì)算任務(wù)量和消耗定額，對(duì)每項(xiàng)備品備件的需求量及需求時(shí)間進(jìn)行合理的制定。
第二，采購(gòu)部門要制定完善的采購(gòu)計(jì)劃，確保工程的各項(xiàng)工作順利實(shí)施，提升采購(gòu)供應(yīng)保證的程度，避免出現(xiàn)設(shè)備短缺給工程帶來(lái)的損失。
第三，注重對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行考核，防止出現(xiàn)盲目制定不合理的采購(gòu)計(jì)劃，導(dǎo)致備品備件采購(gòu)量過(guò)多，長(zhǎng)期的積壓過(guò)大致使資金不合理的占用。而且，對(duì)計(jì)劃受理處理水平較低，采購(gòu)供應(yīng)不及時(shí)給工程帶來(lái)的影響和損失問(wèn)題進(jìn)行考核。
不符合考核標(biāo)準(zhǔn)人員，要求其進(jìn)行整改，不斷完善自身的工作。只有通過(guò)考核，使用部門備品備件管理人員才能更加貼近工程的實(shí)際，掌握準(zhǔn)確的信息，準(zhǔn)確分析備品備件消耗的記錄信息，制定科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃，防止出現(xiàn)影響工程施工的問(wèn)題。
也使采購(gòu)人員去主動(dòng)了解各種設(shè)備在工程中的作用，圍繞工程的實(shí)際制定受理、采購(gòu)實(shí)施等各項(xiàng)工作。解決供需矛盾需要雙方的配合，在保證工程順利進(jìn)展的同時(shí)實(shí)現(xiàn)資金的快速周轉(zhuǎn)，防止設(shè)備的大量積壓帶來(lái)的報(bào)廢損失。
由于備品備件存貨具有很高的專業(yè)性，工程的設(shè)備管理部門應(yīng)該對(duì)備品備件實(shí)行總額管理，這也是預(yù)算管理的一部分。
2、突出重點(diǎn)，抓大放小，寧精勿濫
工程的備品備件存貨管理，遵循存貨管理的重要性原則，學(xué)會(huì)抓重點(diǎn)，做到有的放矢。牢牢抓住那些關(guān)系工程正常施工的關(guān)鍵性設(shè)備，即關(guān)鍵備品備件的管理，注重一些占用巨額資金的備品備件管理，保證重要的設(shè)備合理科學(xué)的進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)一些非重點(diǎn)的設(shè)備和物資，不要放太多的精力，備品備件管理要突出重點(diǎn)。
工程用到的設(shè)備，在當(dāng)前的市場(chǎng)環(huán)境下，除了極個(gè)別，大部分常用的物資都可以隨時(shí)在市場(chǎng)上購(gòu)買，因此，一些常用的物資可以實(shí)行零庫(kù)存。
3、加強(qiáng)備品備件信息化系統(tǒng)的建設(shè)
工程的備品備件管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，工程的規(guī)劃、設(shè)備維修、財(cái)務(wù)、物資等很多方面包含在其中，需要工程各個(gè)部門人員的互相配合和互相支持，這樣才能保證備品備件的管理有序，如果任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，都會(huì)給整個(gè)工程帶來(lái)不良的影響。
當(dāng)今，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，工程的管理者要及時(shí)的掌握相關(guān)的信息，了解設(shè)備的更新?lián)Q代情況，選用價(jià)優(yōu)勢(shì)明顯的備品備件，利用設(shè)備管理系統(tǒng)，進(jìn)行科學(xué)有效的管理。
三、結(jié)語(yǔ)
工程的備品備件具有采購(gòu)周期長(zhǎng)、設(shè)備故障不確定性與維修需求急、變化多的特點(diǎn)，導(dǎo)致庫(kù)存計(jì)劃控制難度大，容易造成庫(kù)存物料的缺貨問(wèn)題，工程的管理部門應(yīng)加強(qiáng)備品備件需求計(jì)劃的控制和考核，運(yùn)用“零庫(kù)存”等有效方法對(duì)備品備件庫(kù)存進(jìn)行控制，提高對(duì)維修備件需求變化的快速反應(yīng)能力和及時(shí)處理問(wèn)題的能力，并且利用先進(jìn)的技術(shù)手段，通過(guò)管理信息化建設(shè)加強(qiáng)工程內(nèi)部每一個(gè)部門之間的溝通和協(xié)作，提高管理和服務(wù)的水平，最大程度的降低庫(kù)存成本，工程提升工程的經(jīng)濟(jì)效益。
美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家西蒙曾經(jīng)提出“管理就是決策”的著名論斷，工程的備品備件存貨管理同樣需要科學(xué)的決策，一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)莫不是具有完善的管理制度和良好的管理方法，才能給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)極大的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)較好的經(jīng)濟(jì)效益。
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，當(dāng)今工程備品備件管理的模式很多，但企業(yè)應(yīng)結(jié)合自實(shí)際情況，選擇適合自已的管理方法，以起到降低資金占用水平和減少報(bào)廢風(fēng)險(xiǎn)的目的，確保收益的增加。
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