TPM改善 - 辦公室文件管理?
在辦公室里，總會有各種各樣的文件，如果不經(jīng)常進行管理的話，就會造成空間浪費、查找時間增加、保存文件時間增加、購買文件柜增加等很多浪費，成為阻礙業(yè)務效率的白色污染。因此必須對文件及時處理。處理文件的一般方法如下：
1．資料盡量共享
對個人所有的資料和文件進行分類，不必要文件徹底削減，實行資料的共享化，防止信息的私有化，最大限度地減少部門文
件量。
2．保管、保存、廢棄的分類（制訂廢棄基準）
對部門所有文件的保管（放在辦公室里），保存（放存文件倉庫），廢棄進行區(qū)分，把不必要的分類處理掉。
如何區(qū)分保管、保存、廢棄呢？有一種方法可以參考?？梢园衙恳粡埼募N在墻上，進行比較一研討一改善。關鍵是各個部門應明確規(guī)定廢棄基準，根據(jù)基準廢棄時，堅決不要猶豫。
3．推進無紙化
推進辦公自動化，利用內(nèi)部網(wǎng)絡，對簡單資料利用電子郵件等形式，實現(xiàn)無紙化瀏覽與審批。
4．計算削減成果
文件整理以后，不能忘記對成果進行確認．可按照下列方法計算文件削減率，并確認文件削減達成度。通常能夠削減40%．50%進行保存、廢棄，其他留在辦公室保管（例如測定文件堆積高度的方法）。
5．會議資料的電腦化
會議資料要盡量電腦化，避免添加會議一結(jié)束就扔掉的資料。
6．廢除前期業(yè)務
采用復印式或計算機化，盡量減少人工前期業(yè)務。比如會議中安排秘書直接用筆記本電腦記錄會議的內(nèi)容，可以避免先在紙上手工記錄，再輸入電腦的重復勞動。
7．使用電子白板
對會議內(nèi)容、決定事項，為了避免人工抄寫記錄，利用電子白板記錄并復制下來。對輸出記錄整理成Word文件，也是一種抄寫，只會增加人工和浪費時間，不如直接使用。
8．廢除草案
制訂文件時如果先要制訂草案，則會增加一倍的時間。為解決這種問題盡量使用文件修改容易的Word程序。
9．削減復印量
復印會造成時間、人工、紙張的浪費，所以要提倡“一個原件”的原則，盡量減少復制文件。通常采用的手段有公告欄，傳閱，內(nèi)部電子郵件等。
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