中層管理者檢查下屬員工工作的原則
我國古代有一個“子產放魚”的故事,說從前有人送一條活魚給鄭國的大臣子產,子產讓主管池塘的小官吏把魚養(yǎng)起來。那個小官吏偷偷地把魚煮了吃了,卻回報子產說: “剛把魚放進水里的時候,還半死不活的;過了一會,魚就搖頭擺尾地活動起來,很快就游得無影無蹤了。”子產高興地說: “得其所哉!得其所哉!”小官吏出來后說: “誰說子產聰明,我已經把那條魚煮了吃了。得其所哉!得其所哉!”
子產在放魚這件事上出現失誤,主要在于他對自己布置給下屬的工作缺少監(jiān)督檢查。
有布置而無檢查,是管理者失職的表現:雖有檢查,但不得其法,也收不到良好的效果。管理者檢查工作是為了獲取組織系統(tǒng)的運行信息,掌握工作進展情況,以便及時采取有效的對策糾正偏差和失誤,保證工作目標得到實現。
一般而言,中層管理者檢查下屬員工工作的主要內容有:
工作進度情況——要檢查各項工作是否都按規(guī)定進度實施了?有沒有拖進度的現象?是什么原因拖了進度?把這些問題搞清楚后,再采取措施使工作按進度實施;
質量情況——按照工作目標的要求檢查產品質量、工作質量、服務質量等;
均衡情況——檢查各項工作是否均衡地展開,有沒有進度相差懸殊、某些工作被重視而某些工作又被忽視的現象;
協(xié)作情況——關聯(lián)到幾個人或幾個部門的工作,要通過部門之間或個人之間的協(xié)作配合,才能有效地完成,因此要檢查協(xié)作情況;
落實情況——檢查是否做到人員、時間、分工三落實;按照工作計劃,檢查需要的其他問題。
一方面,組織系統(tǒng)是一種鏈式的等級結構,另一方面,中層管理者本人既是檢查者又是被檢查者,他們除了完成自己的工作,接受上級領導的檢查外,還要對所轄的單位和人員進行檢查,以保證組織系統(tǒng)的正常運行。
中層管理者要想做好對下屬員工的檢查工作,必須堅持以下3條原則:
跟蹤檢查與常規(guī)檢查相結合
跟蹤檢查是指對工作實施情況的檢查,以便及時發(fā)現偏差和失誤,隨時解決;常規(guī)檢查是指工作告一段落時,對結果進行檢查,總結經驗教訓,以利再戰(zhàn)。這兩種檢查都不可偏廢。如果只抓常規(guī)檢查,沒有跟蹤檢查,那么工作進度就會失去控制,工作目標就不可能實現。反之,如果只抓跟蹤檢查,沒有常規(guī)檢查,就不能看到比較完整的面貌,也無法進行比鞍系統(tǒng)的分析。因此,必須把二者有機地結合起來。
自上檢查與自下檢查相結合
工作目標和工作計劃是由中層管理者定的,對于它的目的、意義以及各個環(huán)節(jié)、措施,中層管理者知道得最清楚。而下屬員工則是工作的具體完成者,對于工作在什么地方出現問題,以及產生問題的原因,下屬員工了解得最深刻。因而,中層管理者檢查工作必須把自上檢查與自下檢查結合起來。這樣,既可以調動上下兩方面的積極性,有利于雙向交流信息,同時也有利于集思廣益。
親自檢查與專業(yè)人員檢查相結合
在信息社會中,沒有任何管理者可以洞察一切情況,即使是有才干的管理者,也無法獨自檢查一切工作,掌握一切信息。所以,中層管理者在檢查下屬員工工作時,應當充分發(fā)揮反饋、監(jiān)督等職能機構的作用,或者組成臨時性的專門班子,吸收專家參與檢查工作。當然,中層管理者親自檢查工作也是絕對有必要的。
因為檢查工作是管理的一項職能,中層管理者不親身檢查工作,就難以對工作目標的完成情況有深切了解和親身感受,當然也不可能采取切實可行的措施支持下屬員工。
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