TPM推進(jìn) - 事務(wù)改善的步驟
事務(wù)改善小組具備越多的知識(shí)、技術(shù)和方法，對(duì)事務(wù)改善越有利。若事務(wù)改善小組的知識(shí)和技能不足，則“事務(wù)改善”立意雖好，卻無(wú)法獲得良好的效果，浪費(fèi)企業(yè)資源。
優(yōu)良的事務(wù)改善小組應(yīng)具備事務(wù)管理理論與經(jīng)驗(yàn)和調(diào)查分析的技術(shù)，掌握原有的作業(yè)技術(shù)，并且有洞察能力，有了這些能力，只要依照一定的步驟推行事務(wù)改善，就能夠達(dá)成改善目標(biāo)。一般而言，事務(wù)改善有以下幾個(gè)步驟。
1．把握現(xiàn)狀
在合理的事務(wù)改善過(guò)程中，把握現(xiàn)狀包括兩項(xiàng)內(nèi)容：一為現(xiàn)狀觀察，二為擬訂計(jì)劃。一方面從對(duì)現(xiàn)狀的觀察中了解目前事務(wù)作業(yè)的情況，另一方面擬訂調(diào)查計(jì)劃，以進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)原有事務(wù)作業(yè)中存在的問(wèn)題。
沒(méi)有事務(wù)作業(yè)經(jīng)驗(yàn)或?qū)κ聞?wù)作業(yè)現(xiàn)狀沒(méi)有仔細(xì)觀察的人往往憑想象推行事務(wù)改善，結(jié)果卻阻礙了事務(wù)作業(yè)的進(jìn)行。所以，不管在哪一部門推行事務(wù)改善，事務(wù)改善小組必先對(duì)該部門原有事務(wù)作業(yè)現(xiàn)狀進(jìn)行充分了解，只有了解現(xiàn)狀后才能從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題點(diǎn)。
此外，事務(wù)改善小組也可以通過(guò)調(diào)查了解事務(wù)作業(yè)現(xiàn)狀。在調(diào)查事務(wù)作業(yè)現(xiàn)狀之前，事務(wù)改善小組應(yīng)擬訂調(diào)查計(jì)劃，例如確定要收集的資料、資料收集的對(duì)象和數(shù)據(jù)收集的方法。
2．發(fā)現(xiàn)問(wèn)題
現(xiàn)狀調(diào)查的目的在于了解目前事務(wù)處理的情況。將調(diào)查所得到的數(shù)據(jù)與事務(wù)管理理論相互比較，就可以發(fā)現(xiàn)目前事務(wù)作業(yè)不合理的問(wèn)題點(diǎn)。事務(wù)作業(yè)現(xiàn)狀調(diào)查的方法很多，常用的有以下幾種。
(1)通盤調(diào)查法；
(2)事務(wù)流程分析法；
(3)職務(wù)分擔(dān)分析法；
(4)事務(wù)作業(yè)研究法。
3．改善方案的擬定
改善方案的擬定包括改善方案的制定與改善方案的修正。前者只是尋找最佳的可行改善方案；后者是根據(jù)后來(lái)事務(wù)作業(yè)的實(shí)際情況而對(duì)“最佳可行方案”加以修正。
找出目前事務(wù)作業(yè)的問(wèn)題點(diǎn)并加以檢討后，便可以制定可行的改善方案。企業(yè)可以從所有方案當(dāng)中再挑選出最有利的改善方案，然后付諸實(shí)施。小的改善方案可以是對(duì)表格的改善，大的改善方案可以是對(duì)整個(gè)事務(wù)管理制度的改良。
最佳改善方案在付諸實(shí)施時(shí)，有時(shí)因事務(wù)作業(yè)的實(shí)際情況或其他原因已非盡善盡美，這時(shí)企業(yè)必須對(duì)“最佳改善方案”加以修正，使改善方案更趨完美。
4．改善方案的實(shí)施
改善方案的實(shí)施能否成功要看實(shí)施前的準(zhǔn)備是否允分。在為實(shí)施改善方案做準(zhǔn)備時(shí)，企業(yè)應(yīng)考慮以下事項(xiàng)：
(1)事務(wù)改善的時(shí)機(jī)是否已經(jīng)成熟
在實(shí)施改善方案之前，事務(wù)改善小組應(yīng)該充分分析改善方案的益處以獲取最高決策層的核準(zhǔn)與有力的支持，然后設(shè)法讓實(shí)際推行單位及相關(guān)單位理解。改善方案的實(shí)施由事務(wù)改善小組負(fù)責(zé)推動(dòng)，但最主要的還是實(shí)際推行單位的配合。如何使推行單位同心協(xié)力是事務(wù)改善方案能否成功的關(guān)鍵所在。
(2)人員準(zhǔn)備是否充足
事務(wù)改善方案由事務(wù)改善小組負(fù)責(zé)推動(dòng)。事務(wù)改善小組應(yīng)對(duì)事務(wù)推行單位的人員進(jìn)行培訓(xùn)，幫助他們?cè)谛睦砩匣蚴聞?wù)改善技巧上有所準(zhǔn)備。
(3)表格或賬票的準(zhǔn)備是否充分
在推行事務(wù)改善方案時(shí)，要采用哪些新表格或新賬票，繼續(xù)沿用哪些舊表格或賬票，廢棄使用哪些舊表格或賬票，這些都應(yīng)事先準(zhǔn)備妥善。
(4)事務(wù)機(jī)器的準(zhǔn)備與操作人員的培訓(xùn)
設(shè)備到底要購(gòu)買還是要租借？這需要用經(jīng)濟(jì)觀點(diǎn)決定。設(shè)備準(zhǔn)備妥善后，事務(wù)改善小組要培訓(xùn)操作人員如何使用。
(5)改善試行階段的調(diào)整
事務(wù)改善方案應(yīng)該設(shè)有3～6個(gè)月的試行期，因?yàn)橥ǔＴ诟鼡Q制度期間會(huì)發(fā)現(xiàn)意想不到、不妥當(dāng)?shù)牡胤健Ｈ舭l(fā)現(xiàn)有不妥當(dāng)?shù)牡胤綉?yīng)立即修正，然后再根據(jù)修正后的改善方案，逐步實(shí)施事務(wù)改善。
5．實(shí)施后的評(píng)價(jià)
事務(wù)改善方案必然有許多優(yōu)點(diǎn)，但是方案實(shí)施之后，這些優(yōu)點(diǎn)是否能夠全部表現(xiàn)出來(lái)呢？企業(yè)應(yīng)對(duì)新方案實(shí)施的前、后情形加以比較。
(1)新方案實(shí)施之后能否節(jié)省事務(wù)作業(yè)時(shí)間？能節(jié)省多少？
(2)新方案實(shí)施之后能否提高事務(wù)作業(yè)效率？能提高多少？
(3)新方案實(shí)施之后能否降低事務(wù)作業(yè)成本？能降低多少？如果方案的效果有所降低，事務(wù)改善小組應(yīng)該設(shè)法提出其他改善方案，繼續(xù)進(jìn)行事務(wù)改善。
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